Libérez-vous de vos papiers !
Nous avons (je l’espère pour vous) tous une passion dans notre métier : la création, les chiffres, la logique … Et puis, il y a toutes ces petites choses qui nous prennent du temps et que, très souvent, nous appelons «corvées administratives». Hélène Dehaene, ce sont ces tâches du quotidien qui la passionnent, celles qu’on met de côté pour mieux les subir plus tard. Désormais, procrastinez en paix, Hélène s’occupe de tout !
Bonjour Hélène, qui es-tu ? D’où viens-tu ?
J’ai 44 ans, divorcée, deux filles, avec un BTS d’optique Lunetterie, mais la vie a fait que j’ai travaillé en Allemagne comme mandataire automobile et dans une entreprise anglaise. Au bout de 6 ans, je suis rentrée en France pour y travailler comme assistante commerciale puis assistante logistique. Mes diverses expériences et rencontres professionnelles ont fait ce que je suis aujourd’hui, une entrepreneur au service des entrepreneurs. Ma grande capacité d’adaptation me permet d’intervenir dans tous types de corps de métiers, du BTP à l’informatique, en passant par l’architecte d’intérieur et même une usine qui transforme du papier. Mes valeurs comme le respect, la bienveillance et l’honnêteté me permettent de mettre toutes mes qualités aux services d’entrepreneurs qui se retrouvent débordés par une paperasse qui prend beaucoup de place si nous n’y faisons pas attention. J’aime participer à des projets et je fais en sorte qu’ils avancent. J’aime aider les gens à prospérer. Aujourd’hui, je suis secondée par Séverine qui couvre plus particulièrement le secteur de Belfort
As-tu des clients récurrents ?
Oui bien sûr ! Par exemple depuis bientôt 5 ans, l’usine dans laquelle j’interviens a tout à fait compris mon rôle de « soupape ». Selon les périodes de l’année, les besoins sont différents d’un service à un autre, alors je peux être aux achats, comme en production, en logistique… Je suis un peu le « couteau Suisse » et ils savent qu’ils peuvent compter sur moi. Je m’adapte, c’est ma grande force
A quoi ressemble le quotidien de ces entreprises ?
La conjoncture actuelle est compliquée, et nous devons tous nous adapter et faire ce qui ne nous passionne pas toujours : de la gestion, humaine, comptable, des reportings, du prévisionnel, remplir des appels d’offres… La plupart de ces tâches ne font pas partie de notre corps de métier, mais sont essentielles à une bonne gestion d’entreprise. Je me suis donnée comme mission de venir soulager tous ces entrepreneurs qui souhaitent reprendre possession de leur temps, car en utilisant son temps à bon escient, on en gagne…
Et aujourd’hui, quel est le bilan que tu fais sur la gestion administrative au sein des entreprises ?
L’informatique avec la numérisation et ses logiciels ont apporté des solutions aux entreprises, mais il ne faut pas oublier qu’il faut une personne derrière les écrans pour manipuler ces instruments de gestion. Même si beaucoup pense pouvoir en faire plus avec moins, il faudra toujours quelqu’un pour s’occuper de tâches qui peuvent paraître insignifiantes, mais indispensables. On aura toujours besoin d’écrire, d’utiliser du papier, on lit toujours des livres, des magazines, regardez autour de vous, le papier est partout, et il faut quelqu’un pour le ranger, ou le jeter.
L’assistante est celle qui vous seconde dans ce qui n’est pas votre métier, et c’est super pratique d’avoir quelqu’un sur qui compter.
Les besoins sont tellement variables que nous nous adaptons, et intervenons de manière ponctuelle ou régulière. Vous avez une personne qui part en congé, on la remplace. Vous avez besoin de quelques heures par mois, par trimestre, par an, pas de problème.
C’est confortable pour un entrepreneur de savoir qu’il peut compter sur quelqu’un de manière ponctuelle. Il a cette possibilité d’avoir une assistante de direction, une assistante administrative pour 3 heures par mois ou une journée, c’est à la carte, selon les besoins, sur site ou à distance.
Quel est le truc le plus dingue qu’on vous a demandé ?
Un été, alors que l’activité était assez calme avec les départs en vacances, on m’a demandé de rempoter les plantes de l’accueil. Ils m’avaient acheté tout le nécessaire et me voilà partie à faire du jardinage, j’ai adoré ! Autre anecdote, l’assistante de direction m’envoie un message la veille de mon passage « Hélène, ne vient pas en robe, mais plutôt en pantalon car tu vas devoir faire le tri de 20 ans d’archivage au grenier », pas de problème, j’ai passé ma matinée à palettiser des cartons d’archives pour le recyclage, j’ai adoré. Bien entendu, nous ne sommes pas déménageurs, ni carreleurs ni plombiers, il ne s’agit pas de se méprendre, mais nous nous occupons aussi de ces petites tâches annexes qui font partie de la vie de l’entreprise. Mon leitmotiv : rendre service.
Aujourd’hui il est difficile de déléguer, surtout quand on a l’habitude de tout faire seul. Souvent on nous appelle pour résilier des contrats, compléter et envoyer des dossiers de subventions, faire un courrier… Il y a tant de choses qui polluent le temps d’un chef d’entreprise. Pensez-y !
Hélène Dehaene
Pas.Prasse
06 89 46 40 34
helene@pasprasse.com
